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Von Chaos hin zur exzellenten Servicekultur

  • Stakeholder: High-Tech-Unternehmen für präzise Materialbearbeitung
  • Sektor: Maschinen- und Anlagenbau
  • Dauer: 12 Monate
  • XQI Manager-rolle: Projektmanagement
Ausgangssituation

Innovativ, aber ineffizient

Ein international tätiges Hightech-Unternehmen im Bereich präziser Materialbearbeitungsverfahren stand vor Herausforderungen in seinen Kundenmanagement-Abläufen. Ein internes Modernisierungsprojekt war ins Stocken geraten. Stillstand in einem Umfeld, das von Innovation lebt – ein klarer Handlungsbedarf.

Herausforderung

Fehlende Einheit im Unternehmen

Die Abläufe waren aufgrund der drei Standorten nicht standarisiert. Es gab keine spezifischen Regeln nach denen gearbeitet wurde. Dadurch kam es immer wieder zu Ressourcenverschwendung, welche das Tagesgeschäft massiv belastete.

Strategie

Pilotstandort und Verbesserungen

Um die Probleme anzugehen wurde ein Pilotstandort ausgewählt, um Tests für neue Prozesse durchzuführen. Dabei sollten die kaufmännischen Prozesse auf einen Stand gebracht werden. Weiterhin wurden SAP-Prozesse optimiert und Zuständigkeiten überarbeitet, mit besonderem Fokus auf die Schnittstelle von Vertrieb und Innendienst.

Umsetzung

Effizienz durch Struktur und Klarheit

In Workshops wurden Prozess-Überschneidungen aufgedeckt und Schwachstellen direkt behoben. Die kaufmännischen Abläufe wurden standardisiert und rechtssicher gestaltet, während SAP-Schulungen eine einheitliche Systemnutzung über alle Standorte hinweg sicherten. Die Verantwortlichkeiten zwischen Vertrieb und Innendienst wurden klar definiert, um doppelte Arbeit zu vermeiden.

Ergebnis

Mehr Effizienz dank klarer Standards

Durch standardisierte Prozesse, klare Zuständigkeiten und optimierte SAP-Nutzung wurden Projektzeiten verkürzt, Ressourcen gespart und die Servicequalität gesteigert.

  • Kurze Projektzeiten
  • Standardnormen
  • Hohe Servicequalität

„Was dieser Interim Manager geleistet hat? Er hat nicht nur unsere Prozesse verschlankt, sondern uns vor allem eines gezeigt: wie Service Excellence wirklich funktioniert – mit klaren Regeln, kurzen Wegen und maximaler Effizienz, ganz ohne die Mitarbeiter zu überlasten.“

Verantwortlich für diese Case study:
Tapani Hänninen

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