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Transformation der IT-Organisation: Vom Firefighting zur lieferfähigen Business-Partnerin

  • Stakeholder: International tätiger Industriekonzern (B2B)
  • Sektor: Automotive
  • Dauer: 28 Monate
  • XQI Manager-Rolle: Interim CIO / IT-Leiter
Ausgangssituation

IT ohne Fundament

Zum Mandatsstart war die IT-Organisation nicht lieferfähig: Ein überlasteter Head of IT und ein junges Team (6 Mitarbeitende) arbeiteten im Dauer-Firefighting ohne Governance, Prozesse oder klare Führung. Kritisches Wissen (Passwörter, Infrastruktur) lag bei einer Einzelperson – ein existenzielles Risiko. Parallel bestanden massive Sicherheitslücken (keine etablierte IT-Security), veraltete Systeme und Lizenzierungsdefizite. Die Servicequalität war unzureichend, interne Kunden unzufrieden.

Herausforderung

Stabilisierung unter Druck

Die Transformation erforderte die gleichzeitige Bewältigung mehrerer kritischer Hebel: Vertrauen im Team aufbauen, Skills transparent machen und die Single-Point-of-Failure-Situation entschärfen. Parallel mussten Ressourcen vor Ort aufgebaut, ein stabiler Arbeitsrhythmus etabliert und technische Risiken (Security, Compliance, Infrastruktur) gebündelt adressiert werden – alles unter dem Druck, die Lieferfähigkeit kurzfristig zu sichern.

Strategie

Vertrauen als Hebel

Die IT wurde von einer reaktiven Einheit zu einer vertrauenswürdigen Business-Partnerin transformiert. Kern der Strategie war der Aufbau von Vertrauen durch sichtbare Stabilisierung und eingehaltene Zusagen. Zuerst wurden Rollen, Verantwortlichkeiten und ein Arbeitsrhythmus etabliert – erst dann Systeme. Transparenz über Kosten, Risiken und Servicequalität sowie Security als Führungsaufgabe (nicht Technik-Projekt) bildeten die Grundlage. Ziel war eine steuerbare IT mit klarer Governance, hoher Security-Reife und Applikationsverantwortung als Drehscheibe zwischen Fachbereichen und Dienstleistern.

Umsetzung

Stabilisieren und gleichzeitig liefern

Die Umsetzung folgte einem klaren Dreiklang:

1. Vertrauen aufbauen durch klare Kommunikation, erreichbare Ansprechpartner und erste Quick-Wins.
2. Klarheit schaffen mit einer realistischen Einschätzung der Team-Skills, dokumentiertem Wissen und verteilter Verantwortung.
3. Steuerbarkeit herstellen durch ITIL-basierte Governance (ServiceNow), Projektportfolio-Management und priorisierte
Initiativen.

Parallel wurde das technische Fundament stabilisiert: Security-Framework (NIST), IAM, Cloud-Transformation (Azure) und SIEM/SOC. Erst danach folgten Applikationsmodernisierung (ERP, MES, CRM) und Prozessoptimierung – immer mit Fokus auf Akzeptanz und reibungslose Übergänge.

Ergebnis

Messbare Erfolge: Stabilität, Skalierung, Governance

Die IT wurde von einer Firefighting-Einheit zu einer lieferfähigen, skalierbaren Organisation transformiert:

IT lieferfähig

Security & Compliance gesichert

Skalierbare Governance etabliert

Verantwortlich für diese Case Study
Stephan Prebeck

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