Die Krise wartet nicht. Aber ihr Vertrieb schon
Ein Zulieferer im Maschinenbau mit einem Umsatz von 60 Mio. EUR sah sich mit ineffizienten Vertriebsstrukturen konfrontiert: 40 % der operativen Ausgaben entfielen auf den Vertrieb – ohne spürbaren Einfluss auf Umsatz oder Marge. Gleichzeitig gingen Kunden verloren, die Besuchslogik war fehlerhaft, und es fehlte an Transparenz über bestehende Potenziale.
Vertriebskosten außer Kontrolle
Versteckte Kosten im Vertrieb entwickelten sich zum Ergebnisrisiko. 40 % der OPEX flossen in diesen Bereich, doch die Kostenbasis entbehrte einer klaren Ergebnislogik: 70 % der Verkäuferzeit wurden bei Kunden investiert, die nur etwa 10 % zum Umsatz beitrugen. 15 % der Kunden waren seit über 18 Monaten inaktiv – ohne systematische Nachverfolgung. Die Diagnose war klar: Die Vertriebsleistung selbst war nicht das Problem, sondern die Steuerung. Sichtbar wurden Lücken wie fehlende Transparenz über inaktive oder rückläufige Kunden, die Gleichbehandlung von Kleinkunden und Wachstumskunden sowie eine hohe Besuchsaktivität ohne Ergebniswirkung. Bestmargen-Kunden erhielten zu wenig Aufmerksamkeit, und die Betreuung orientierte sich an der Historie – nicht am Zukunftswert.
Sales Excellence mit Mensch und Maschine
KI sollte von Anfang an die Transparenz im Vertrieb erhöhen, während ein erfahrener Sales Excellence Lead die Umsetzung steuern würde. Der Plan sah kein einfaches Tool-Rollout vor, sondern die Einführung eines neuen Vertriebssystems: basierend auf Daten, Segmentierung, Priorisierung und Change-Management. KI war dabei als Werkzeug vorgesehen – nicht als fertige Lösung. Der Sales Excellence Lead sollte klassischen Vertrieb mit Strategie, Change und Führung verbinden. Datengetriebene Prozesse, eine klare KPI-Logik sowie Segmentierung und Priorisierung würden die nötige Transparenz schaffen. KI sollte dabei helfen, Muster zu erkennen, Potenziale zu identifizieren und Kampagnen zu beschleunigen. Die Strategie blieb jedoch in menschlicher Hand – KI würde sie nur schneller, präziser und skalierbarer machen.
KI als Werkzeug
Die Umsetzung erfolgte in drei Schritten:
Schritt 1: Transparenz herstellen durch Bereinigung des CRM, Anbindung der SAP-Daten und logische Segmentierung der Kunden.
Schritt 2: Aufmerksamkeit neu verteilen – nicht jeder Kunde verdient persönliche Betreuung, aber jeder eine klare Logik. Vertriebskapazität wurde als knappes Investment behandelt, nicht als historisches Gewohnheitsrecht.
Schritt 3: Umsetzung durchsetzen: Kommunikation fokussierte auf Wachstumskunden, die Incentivierung auf Umsatz pro Kunde, Neukunden und Marge – nicht auf Besuchsanzahl. Verkäufer lernten, KI-Signale für Kundengespräche zu nutzen.
